Blogbeitrag

Vermeidung von Datenverlust

Beobachtungen aus der Praxis zeigen es regelmäßig:

Das Thema Datensicherung wird gerne so lange vernachlässigt, bis ein Schadensfall eingetreten ist.

Und genau wie bei einer Versicherung gilt: Ist der Schaden erst einmal eingetreten, ist es zu spät! Bestenfalls gelingt dann noch eine aufwändige Rekonstruktion durch Spezialisten - Im schlimmsten Fall droht ein Totalverlust der Daten. Und die Frage, die man sich stellen sollte lautet nicht OB ein Datenverlust drohen kann, sondern WANN er eintreten wird!

Einen winzigen Ansatz hat schon der gemacht, der wenigstens die als „wichtig“ erkannten Dateien einmal im Monat kopiert. Oftmals wird in der Praxis leider nicht einmal das gemacht oder es wird trotz gutem Vorsatz einfach vergessen.

Und schnell geht es einem mit dieser Strategie wie mit einer gutgläubig abgeschlossenen Versicherung:

Man fühlt sich sicher und wird erst im Schadensfall feststellen, dass das eingetretene Risiko nicht oder nur teilweise abgesichert war. Entweder weil die fehlenden Daten gar nicht gesichert wurden oder der gesicherte Stand veraltet ist.

Dabei muss eine gute und umfassende Datensicherung weder teuer noch aufwändig sein.

Grundsätzlich sollte man sich erst einmal die Gefahren und die damit verbundenen Konsequenzen bewusst machen, die den wertvollen Datenbeständen drohen:

• Beschädigung der Daten durch technischen Defekt des Computers z.B. Überspannung
• Zerstörung des Computers durch Feuer, Wasser, Elementarschäden
• Vollständiger Ausfall der Festplatte z.B. durch Überhitzung, Verschleiß, Sturz, etc.
• Veränderung oder Löschung von Daten durch Viren, Würmer, etc.
• Löschung oder Veränderung durch Fehlbedienung des Anwenders
• Diebstahl des Computers

Wie bei allen Sicherheitsfragen gilt auch hier: Bestmöglicher Schutz ist immer machbar – aber eine 100%ige Sicherheit ist nie erreichbar, da die Kosten hierfür mit jedem Prozent mehr an Sicherheit exponentiell steigen werden.

Man sollte sich also im Vorfeld einige Gedanken zum ganz konkreten Wert und der Wichtigkeit seiner individuellen Datenbestände machen und daraus die entsprechende eigene Strategie ableiten.

Die folgenden Überlegungen beziehen sich auf einen kostengünstigen Schutz für das Home-Office und das kleine Unternehmen.

Als erstes stellt sich die Frage: Was für Daten habe ich?

Meistens werden das sein:

• Auftragsdaten, Berichte, Fotos
• Schriftverkehr
• Emails
• Termine
• Kontakte
• Wichtige Internetadressen „Bookmarks“
• Buchhaltungsdaten
• Vertragsunterlagen
• Passwörter, Zugangsdaten

Den ideellen Wert privater Erinnerungsfotos etc. lassen wir hierbei einmal außer Betracht.

Schon bei dieser Auflistung wird man feststellen, dass man mit einfachem Kopieren des Ordners „Aufträge“ oder „Eigene Dateien“ garantiert nicht alles erfassen wird, was einem lieb und teuer ist.

Je nach verwendeten Programmen finden sich die Dateien mit Emails, Kontakten, Lesezeichen, etc. und die Daten der Buchhaltungssoftware an den unterschiedlichsten Stellen – nur nicht im Verzeichnis „Eigene Dateien“...

Und selbst wenn es gelingt, alle Speicherorte ausfindig zu machen und zu kopieren -

spätestens bei der Neuinstallation des Computers nach einem Festplattenausfall wird man feststellen, dass es Tage dauert, bis das Betriebssystem wieder installiert ist, alle Lizenzen und Seriennummern zusammengesucht, alle Updates wieder eingespielt, alle Programme wieder aufgespielt und alle Einstellungen wieder so vorgenommen sind, dass man da weitermachen kann, wo einen der blaue Bildschirm Tage zuvor aus dem Alltag gerissen hatte.

Fazit: Eine Datensicherung sollte nicht nur alle unwiederbringlichen Dateien sichern, sondern auch den Zustand des Computers vor dem Schadensereignis schnell und vollständig wieder herstellen können.

Hierzu gibt es gute, einfach zu bedienende und erschwingliche Datensicherungssoftware.

Acronis True Image z.B. hat sich in der Praxis bestens bewährt.

Die Software bietet die Möglichkeit, ein vollständiges Abbild der Festplatte zu erstellen und in Intervallen, die dem individuellen Datenvolumen anzupassen sind, die angefallenen Änderungen automatisch oder manuell sichern.

Somit hat man auf dem Sicherungsmedium immer eine Vollsicherung, mit der man im Falle des Totalausfalls innerhalb weniger Stunden den voll betriebsfähigen Computer mit dem letzten gesicherten Datenstand wieder herstellen kann.

Gleichzeitig sind die jeweiligen Zwischenstände von Dateien gespeichert und können gezielt zugegriffen werden. Selbst wenn man also feststellt, dass z.B. vor 3 Wochen versehentlich Teile eines Dokuments gelöscht wurden und an dem Dokument anschließend weiter gearbeitet wurde, so kann man diesen Zwischenstand gezielt aus der Datensicherung herausziehen und die fehlenden Passagen in das aktuelle Dokument kopieren.

Somit sind die Risiken des technischen Defekts der Festplatte und der Fehlbedienung weitestgehend abgesichert.

Nun schützt es nicht vor Überspannung, Feuer, Diebstahl, etc. wenn das einzige Datensicherungsmedium angeschlossen und eingeschaltet neben dem Computer steht.

Leider ist auch diese Nachlässigkeit immer wieder zu beobachten.

Das Datensicherungsmedium sollte nur zur Sicherung eingeschaltet werden und zumindest ein weiterer Sicherungsstand in getrennten Räumlichkeiten aufbewahrt werden.

Je nach räumlichen Möglichkeiten bietet sich hier z.B. ein Tresor oder auch ein Bankschließfach an.

Da man sicherlich nicht täglich seine Sicherungsfestplatte aus dem Keller oder Bankschließfach holen möchte, bietet sich hier ein rollierendes Prinzip an, das für den Fall des physikalischen Verlustes des laufenden Datenbestandes samt der aktuellen Datensicherung zumindest den Datenstand des Vormonats bewahrt.

Letztendlich sollte man natürlich bei der Aufbewahrung der Datensicherung die gleichen Anforderungen an die Sicherheit stellen wie beim Zugang zu dem gesicherten Computer.

Die Datensicherung sollte zudem mit einem Passwort geschützt sein.

In der Praxis hat sich für das Home-Office und kleine Unternehmen folgende Strategie bestens bewährt: 

• Auf dem zu sichernden Computer wird Acronis True Image installiert.
• Eine USB-Festplatte mit mindestens der doppelten Größe des zu sichernden Datenträgers wird an den Computer angeschlossen und jeweils am Monatsanfang eine Vollsicherung gemacht.
• Je nach Datenanfall wird danach alle 1 bis 3 Tage eine Differenzialsicherung durchgeführt, bei der nur die geänderten Dateien kopiert werden.
• Am Beginn des Folgemonats wird diese Festplatte räumlich getrennt gelagert und eine weitere USB-Festplatte angeschlossen, auf welcher der gleiche Zyklus durchgeführt wird.
• Ob man den Zyklus noch mit einer dritten USB-Festplatte vornimmt, bevor die erste Festplatte wieder von neuem an die Reihe kommt oder nur 2 Festplatten rollieren lässt, hängt in erster Linie davon ab, wie viele Zwischenstände seiner Daten man vorhalten möchte.
• Am Jahresende wird dann optional die zuletzt beschriebene Festplatte als Jahressicherung gekennzeichnet und eine neue Festplatte in das rollierende System einfließen lassen. Bei erhöhtem Sicherungsbedarf lassen sich die Intervalle natürlich beliebig verkürzen. Z.B. tägliche Differenzialsicherung, wöchentlicher Wechsel, monatliche Archivierung, etc.

Mit knapp 50,- € für die Einzelplatzversion von Acronis True Image und ca. 75,- € pro USB-Festplatte lässt sich ein kostengünstiger und umfassender Schutz vor Datenverlust auch ohne nennenswerte Computerkenntnisse realisieren.

Natürlich sind bei weiterführenden Sicherheitsstrategien nach oben hin keine Grenzen gesetzt.

Von redundanter Datenhaltung über Festplattenverbände und Rechnerverbände bis hin zur Datenhaltung in externen Rechenzentren sind viele Varianten möglich, auf die hier näher einzugehen allerdings den Umfang dieses Beitrag sprengen würde.

Verfasser: Hainer Lage-Schulte 06/2011

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